Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del Tratamiento

1.1. El Responsable del Tratamiento es GROW360 SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 902.104.464-3, sociedad colombiana que opera la Plataforma Grow360. Sus datos de contacto se indican en el recuadro de esta página.

2. Rol de la Compañía en el Tratamiento

2.1. La Compañía actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de los Usuarios y de quienes interactúan con sus páginas públicas, formularios y canales de atención, y decide para qué y cómo se tratan.

2.2. La Compañía actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales de terceros que el Usuario ingresa en la Plataforma para usar sus herramientas, como la información de sus clientes en una declaración de renta o la de los trabajadores en una nómina. En ese caso el Usuario es el Responsable del Tratamiento y debe contar con la autorización de esos titulares.

3. Datos que se recolectan

3.1. Datos de identificación y contacto, como nombre, número de identificación, correo electrónico, número de teléfono, ciudad y profesión u ocupación.

3.2. Datos de la cuenta y de la relación comercial, como el plan, las fechas de la membresía PRO, los cupos asignados y la información de facturación.

3.3. Datos de uso de la Plataforma, como las páginas visitadas, los cursos y encuentros en los que participa, el tema de las preguntas que formula al asistente y la valoración de sus respuestas.

3.4. Datos técnicos, como la dirección IP, el tipo de dispositivo y de navegador, y los registros de errores necesarios para mantener el servicio.

3.5. Información que el Usuario ingresa o carga para usar las herramientas, como datos tributarios, contables y laborales, y documentos soporte.

3.6. La Compañía no solicita Datos Sensibles para la prestación de sus servicios. Si un documento cargado por el Usuario los contiene, se tratarán únicamente para prestar el servicio solicitado y con las medidas de seguridad previstas en esta Política.

4. Medios de recolección

4.1. Los datos se recolectan directamente del Titular cuando crea su cuenta, completa su perfil, contrata la membresía PRO, se inscribe en un encuentro, usa las herramientas o se comunica con los canales de atención.

4.2. Algunos datos técnicos y de uso se recolectan de forma automática al navegar la Plataforma, en los términos de la Política de cookies y almacenamiento local.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1. Crear y administrar la cuenta del Usuario, verificar su identidad y prestarle los servicios de la Plataforma, incluidos los liquidadores, el almacenamiento de su información y el asistente Pregúntale al Profe.

5.2. Gestionar la membresía PRO, la facturación, los cobros y los demás aspectos administrativos y contables de la relación.

5.3. Enviar comunicaciones sobre el servicio, como avisos de vencimientos, novedades normativas, cambios en la Plataforma, recordatorios y respuestas a solicitudes.

5.4. Enviar información comercial, boletines, invitaciones a encuentros y encuestas de satisfacción, siempre que el Titular no se haya opuesto. El Titular puede retirar en cualquier momento su autorización para estas comunicaciones.

5.5. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de soporte.

5.6. Analizar el uso de la Plataforma con fines estadísticos y de mejora de sus servicios, y desarrollar nuevas funcionalidades.

5.7. Proteger la seguridad de la Plataforma, prevenir el fraude y el uso no autorizado, y diagnosticar fallas técnicas.

5.8. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

6. Autorización del Titular

6.1. El Tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, que se otorga al marcar la casilla de aceptación en el registro o al suministrar sus datos por cualquiera de los medios de recolección, salvo en los casos en que la ley no la exige.

6.2. La Compañía conserva prueba de la autorización otorgada. El Titular puede solicitar copia de ella y revocarla en los términos del numeral 11.

7. Datos de terceros que ingresa el Usuario

7.1. Cuando el Usuario ingresa datos personales de sus clientes, trabajadores u otras personas, la Compañía los trata únicamente para prestarle el servicio solicitado, sin usarlos para fines propios ni compartirlos con terceros distintos de los proveedores tecnológicos del numeral 9.

7.2. El Usuario es responsable de informar a esos titulares sobre el Tratamiento y de obtener su autorización cuando la ley lo exija, y responde frente a ellos y frente a las autoridades por ese tratamiento. Las solicitudes de esos titulares deben dirigirse en primer lugar al Usuario, y la Compañía colaborará con él para atenderlas.

7.3. Las conciliaciones bancarias que el Usuario guarda en la Plataforma se almacenan únicamente en su navegador y no se envían a los servidores de la Compañía.

8. Uso de inteligencia artificial

8.1. El asistente Pregúntale al Profe envía el texto de las preguntas a proveedores de modelos de inteligencia artificial para generar las respuestas. Estos proveedores procesan la información de acuerdo con sus propias condiciones de servicio y políticas de privacidad.

8.2. La Compañía no usa las preguntas, las respuestas ni los demás datos de los Usuarios para entrenar modelos de inteligencia artificial, y no los vende ni los usa para fines distintos de los previstos en esta Política.

8.3. La Plataforma no guarda el texto completo de las preguntas ni de las respuestas. Solo registra un extracto breve del tema de cada pregunta, depurado de datos personales, para las estadísticas de uso y el control del cupo.

8.4. El Usuario no debe incluir en sus preguntas nombres, números de identificación ni otros datos personales de terceros, y responde por la información que decida incluir.

9. Transmisión y transferencia de datos

9.1. Para prestar sus servicios, la Compañía transmite datos personales a proveedores que los tratan por su cuenta, como el desarrollo y soporte del software, los servicios de alojamiento en la nube, almacenamiento de archivos, envío de correo electrónico, registro de errores técnicos, protección contra el uso automatizado y modelos de inteligencia artificial.

9.2. Varios de estos proveedores tienen su infraestructura fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Con la autorización del Titular, la Compañía realiza estas transmisiones internacionales de acuerdo con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y con las condiciones contractuales y de seguridad de cada proveedor.

9.3. La Compañía no vende ni cede los datos personales de los Titulares. Solo los transfiere cuando una ley o una autoridad competente lo exige, o con la autorización expresa del Titular.

10. Medidas de seguridad

10.1. La Compañía adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra su pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas el cifrado de las comunicaciones, el control de acceso por roles, el almacenamiento cifrado de la sesión en el dispositivo y las copias de respaldo.

10.2. El personal y los proveedores que acceden a los datos están obligados a mantener su confidencialidad. Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, la Compañía lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados, cuando corresponda.

10.3. Ningún sistema es completamente invulnerable. La Compañía no garantiza la seguridad absoluta de la información y no responde por accesos no autorizados que se produzcan pese a las medidas adoptadas, ni por los que resulten del descuido del Usuario con sus credenciales.

11. Derechos de los Titulares

11.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

11.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.

11.3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

11.4. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

11.5. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.

11.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Canales de atención

12.1. Las consultas y reclamos sobre datos personales se reciben por los canales indicados en el recuadro de contacto de esta página y, para los Usuarios con cuenta, también por el módulo de Soporte de la Plataforma.

12.2. La solicitud debe incluir el nombre y la identificación del Titular, la descripción de lo que solicita, la dirección o el correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la presenta un representante o apoderado, debe acreditar esa calidad.

13. Procedimiento de consultas y reclamos

13.1. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2. Si un reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que lo complete. Si pasados dos (2) meses desde el requerimiento no presenta la información, se entenderá que desistió del reclamo.

13.3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo se decida.

13.4. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlos en ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. Menores de edad

14.1. La Plataforma está dirigida a personas mayores de edad. La Compañía no recolecta de forma intencional datos de niños, niñas o adolescentes, y si llega a conocer que los ha recibido sin la autorización de su representante legal, los eliminará.

15. Conservación de los datos

15.1. Los datos se tratan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades de esta Política y los deberes legales, contables y tributarios aplicables. Cuando el Titular elimina su cuenta, sus datos se suprimen, salvo los que deban conservarse por disposición legal o contractual.

16. Vigencia de la Política

16.1. Esta Política rige desde el 6 de noviembre de 2026. Los cambios sustanciales se informarán a los Titulares antes de su aplicación por correo electrónico o dentro de la Plataforma, y la versión vigente se publica en esta página.

Glosario

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Base de Datos

Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

Compañía

GROW360 SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT 902.104.464-3.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Plataforma

El sitio web y la aplicación Grow360, con sus páginas públicas, herramientas y contenidos.

Responsable del Tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos o el Tratamiento de los datos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia

Envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, dentro o fuera del país.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

Usuario

Persona que crea una cuenta en la Plataforma, en el plan gratuito o en la membresía PRO.

Datos de contacto

GROW360 SOLUTIONS S.A.S., NIT 902.104.464-3 · jramos@growconnect.com.co